Daten importieren

Ninox unterstützt den Import von CSV-Dateien. Zudem steht eine Möglichkeit bereit, Daten aus Bento zu übernehmen.

CSV-Dateien sind einfache Textdateien, in denen jede Zeile für eine Tabellenzeile steht und die einzelnen Spalten pro Zeile durch Komma, Semikolon oder andere Trennzeichen separiert sind. Mit den meisten üblichen Tabellenkalkulationsprogrammen und Datenbanken lassen sich solche Dateien erzeugen.

Um Daten zu importieren, müssen in Ninox bereits Tabellen angelegt sein, in welche die Daten übernommen werden sollen. Der Import-Assistent bietet z. Z. keine Möglichkeit, beim Import neue Tabellen oder Felder zu erstellen.

Den Importvorgang können Sie über zwei Wege starten:

  • Öffnen mit Ninox: Öffnen Sie die zu importierende Datei in einer anderen App (z. B. Mail) mit Ninox. Wenn Ninox noch nicht gestartet ist oder keine Datenbank geöffnet ist, wird Ninox zunächst nachfragen, in welche Datenbank importiert werden soll. Danach öffnet sich der Import-Assistent.
  • Import aus Dropbox: Nutzen Sie den Karteireiter “Daten importieren” auf der Startseite der Datenbank (nur im Administrationsmodus sichtbar). Über diesen Karteireiter können Sie Daten aus Ihrer Dropbox importieren (ggf. werden Sie aufgefordert, die Dropbox App zu installieren).

Hinweis: Beim Import größerer Datenmengen (Richtwert: mehr als 10.000 Zeilen), empfiehlt sich der Weg über Dropbox. Einige Apps haben Schwierigkeiten, große CSV-Dateien anzuzeigen, und brechen den Vorgang ab, so dass Sie die Option “Öffnen mit Ninox” nicht erhalten.

Der Import-Assistent

import

a) Zeigt die zu importierende Datei bzw. die Anzahl der darin gefundenen Zeilen und Spalten an.

b) Wählen Sie die Tabelle, in welche die Daten importiert werden sollen.

c) Sie können wählen, ob

  • alle Daten importiert werden sollen,
  • nur neue Datensätze hinzugefügt werden sollen (siehe Duplikate und Schlüssel),
  • nur bereits vorhandene Datensätze aktualisiert werden sollen.

d) Wenn Schlüsselfelder nicht eindeutig zugeordnet werden können, bietet Ninox zwei Optionen (siehe Duplikate und Schlüssel):

  • diese Datensätze zu überspringen,
  • alle gefundenen Datensätze zu aktualisieren.

e) Legen Sie fest, ob die erste Zeile der CSV-Datei Überschriften / Spaltentitel enthält. Ninox versucht, die gefundenen Spaltentitel automatisch den Tabellenspalten zuzuordnen. Die Zuordnung können Sie aber auch manuell vornehmen, siehe unten.

f) Bestimmen Sie das Zeichen, mit dem die Felder in der CSV-Datei getrennt sind.

g) Alle gefundenen Spalten der CSV-Datei werden aufgelistet und können jeweils einem Datenfeld der ausgewählten Tabelle zugeordnet werden.

h) Sofern Ninox übereinstimmende Feldnamen findet, werden die Datenfelder automatisch zugeordnet. Per Drag & Drop können Sie diese Zuordnung ändern: Ziehen Sie ein Datenfeld aus der Zuordnung heraus, um diese aufzuheben.

i) Normalerweise werden die Daten aus der CSV-Datei in die Datenfelder übernommen (alle aktualisieren). Sie können aber auch festlegen, dass ein Feld nur überschrieben wird, wenn sich darin noch keine Daten befinden (nur leere aktualisieren). Wenn Sie ein Feld als Schlüssel definieren, gleicht Ninox die Daten der Tabelle mit der CSV-Datei ab und aktualisiert jeweils die Datensätze bei denen die Schlüsselfelder übereinstimmen (siehe Duplikate und Schlüssel).

k) Ziehen Sie ein Datenfeld aus der Liste auf eine leeren Platzhalter, um dieses Feld der Spalte aus der CSV-Datei zuzuordnen.

l) Listet alle noch nicht zugeordneten Felder der ausgewählten Tabelle auf.

m) Bereitet den Import vor und zeigt an, welche Änderungen Ninox durchführen würde, wenn Sie den Import bestätigen.

n) Bricht den Vorgang ab.

Importvorschau

Bevor der Importvorgang durchgeführt wird, zeigt Ninox zur Kontrolle eine Vorschau der durchzuführenden Änderungen.

import_preview

a) Bestätigt den Import.

b) Bricht den Vorgang ab und führt zurück zum Import-Assistenten.

c) Die Tabelle zeigt die durchzuführenden Änderungen. In der ersten Spalte ist vermerkt, ob der Datensatz neu erstellt wird (Neu) oder ob ein bestehender aktualisiert wird (ID des Datensatzes). Zu aktualisierende Werte werden in blau dargestellt, bestehende Werte in schwarz.

d) Navigieren Sie seitenweise durch die Importvorschau.

Duplikate und Schlüssel

In der Standardeinstellung erzeugt Ninox für jede Zeile aus der CSV-Datei einen neuen Datensatz. Manchmal ist es aber erforderlich, dass bereits vorhandene Datensätze aktualisiert werden sollen.

Damit Ninox erkennt, welche Datensätze aktualisiert werden sollen, müssen Sie ein Schlüsselfeld definieren. Stellen Sie bei diesem Feld “Schlüssel” statt “Alle aktualisieren” ein. Schlüsselfelder sollten eindeutig sein, das heißt, es sollten keine zwei Datensätze in der Tabelle / in der CSV-Datei vorhanden sein, bei denen in diesem Feld gleiche Werte stehen. Es können auch mehrere Schlüsselfelder definiert werden, um die Eindeutigkeit zu gewährleisten (z. B. “Vorname” und “Nachname” einer Person).

Wenn ein Schlüssel definiert ist, sucht Ninox für jeden Datensatz aus der CSV-Datei einen entsprechenden Datensatz in der Tabelle, bei dem die Schlüsselfelder die gleichen Werte enthalten, und aktualisiert dessen weitere Felder.

Wird kein übereinstimmender Datensatz gefunden, so legt Ninox einen neuen an.

64 Gedanken zu „Daten importieren

  1. Guten Abend,

    Wie bekomme ich den aus einer CSV Datei Daten eines Auswalfeldes importiert, bzw wie muss dieses definiert werden? Ich habe es als dargestellten Inhalt, als auch als Zahlenwert versucht, nach dem Import bleibt das Auswahlfeld leer.

    Viele Grüße, BMaurer

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